Setiap perusahaan, apapun bidangnya, pasti berkaitan dengan dokumen. Semakin besar skala sebuah usaha, maka jumlah dokumen yang dimiliki akan semakin banyak dan juga rumit. Bahkan, banyak juga perusahaan yang harus menyiapkan ruangan khusus untuk menyimpan semua dokumen yang dimilikinya. Pertanyaan selanjutnya, dalam kondisi seperti ini apakah perusahaan membutuhkan jasa penyimpanan dokumen untuk pengelolaan semua dokumennya?
Jawabannya tentu tergantung pada kondisi dan situasi perusahaan. Meskipun begitu, ada berbagai keuntungan yang bisa didapatkan oleh perusahaan dengan menggunakan jasa tersebut, di antaranya yaitu:
- Menghemat ruangan
Untuk penyimpanan data atau dokumen fisik, pasti akan membutuhkan tempat yang cukup luas. Dan semakin lama jumlah dokumen akan terus bertambah sehingga ruangan yang dibutuhkan untuk penyimpanannya akan semakin besar juga. Belum lagi ketika perkembangan perusahaan terus meningkat, maka pasti akan sejalan lurus dengan jumlah peningkatan dokumen yang tersimpan. Kondisi ini tentunya akan menuntut perusahaan terus menyediakan ruang yang semakin besar untuk penyimpanan dokumennya. Namun hal ini tidak terjadi dengan menggunakan jasa pihak ketiga, karena semua itu akan menjadi tanggung jawab pihak ketiga.
- Memudahkan pengaturan keuangan
Penyimpanan dokumen sendiri terkadang membutuhkan penambahan biaya yang tidak jelas dan sewaktu-waktu muncul. Tentunya hal ini akan mempersulit bagian keuangan dalam mencadangkan atau mengelola keuangan terkait penyimpanan dokumen. Namun dengan menggunakan jasa pihak ketiga, biaya yang harus dibayarkan sudah lebih jelas karena sesuai dengan perjanjian yang telah dissepakati.
- Penarikan data cepat
Penyimpanan dokumen sendiri di perusahaan mungkin memang lebih dekat dengan Anda, tetapi bukan berarti Anda bisa dengan cepat mendapatkan dokumen yang dibutuhkan. Terlebih jika perusahaan tidak memiliki bagian khusus sebagai manajemen kearsipaan sehingga pengelolaan arsip atau dokumen cenderung berantakan, sehingga sulit dicari. Namun dengan menggunakan jasa pihak ketiga, masalah ini tidak akan terjadi karena semua dokumen Anda akan dikelola dengan baik. Kapan pun Anda butuhkan, Anda hanya perlu mengajukan permintaan dokumen sesuai prosedur dan dokumen akan dikirimkan ke tempat Anda.
- Meminimalisir kerusakan
Lokasi penyimpanan dokumen ibarat lokasi data server yang harus dijaga keamanannya dari risiko apapun. Baik pencurian, kerusakan, dan sebagainya. Sebab, hilangnya atau rusaknya dokumen pada perusahaan bisa menimbulkan masalah yang serius. Dengan menggunakan jasa pihak ketiga, Anda tidak perlu khaawatir karena keamanan dokumen menjadi tanggung jawab perusahaan pihak ketiga yang Anda gunakan.
Setelah mengetahui berbagai informasi di atas, apakah Anda tertarik untuk menggunakan jasa ini? Sebelum menggunakannya, ketahui dahulu yuk tugas dan fungsi manajemen kearsipan untuk perusahaan.