Pernahkah kamu mendengar istilah retensi arsip? Untuk kamu yang bekerja di bidang perusahaan yang berkaitan dengan pemusnahan dokumen pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah tersebut. Sebab istilah ini akan berkaitan erat dengan aktivitas pekerjaan di bidang tersebut. Nah, supaya lebih jelas, yuk langsung saja kita bahas mengenai retensi arsip atau dokumen.
Mengenal Istilah Retensi Arsip
Retensi arsip adalah batas waktu penyimpanan sebuah arsip tertentu. Dalam pemerintahan, retensi arsip inaktif adalah 10 tahun sesuai dengan ketetapan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 23. Namun hal ini juga diberlakukan pada arsip perguruan tinggi maupun perusahaan swasta.
Aturan Pemusnahan Arsip
Lalu bagaimana jika arsip telah melewati masa retensinya? Maka arsip tersebut bisa dimusnahkan agar tidak memenuhi tempat pada ruang arsip. Terutama untuk perusahaan dengan skala cukup besar yang memiliki cabang di beberapa tempat. Mempertahankan arsip setelah retensi arsip berakhir pasti akan menimbulkan biaya baru untuk penyediaan lokasi penyimpanan arsip.
Namun, apakah semua arsip yang melebihi retensinya harus dimusnahkan? Tentu saja tidak. Sebab, ada beberapa arsip yang meskipun sudah berlalu lebih dari 10 tahun tetapi tetap memiliki kegunaan. Itulah mengapa proses pemusnahan arsip ini tidak boleh dilakukan secara sembarangan dan bahkan diatur secara khusus oleh Undang-Undang.
Secara singkatnya, berikut ini adalah langkah-langkah yang sebaiknya dilakukan sebelum melakukan pemusnahan arsip:
- Pembentukan panitia
Panitia arsip inilah yang akan bertugas untuk melakukan seleksi dan memilih arsip mana saja yang akan dimusnahkan. Selain itu, juga melaksanakan proses pemusnahan arsip.
- Penyeleksian arsip
Arsip yang akan dimusnahkan akan diseleksi kembali untuk memastikan semua arsip memang aman untuk dimusnahkan. Salah satu kriteerianya yaitu arsip telah inaktif dan melewati masa retensi arsip.
- Pembuatan daftar arsip usul musnah
Arsip yang telah diseleksi akan dicatat ke dalam daftar aarsip usul musnah yang berisikan data no, jenis arsip, tahun pembuatan, jumlah, tingkat perkembangan (asli atau salinan), dan keterangan lainnya (bisa berisikan kondisi arsip seperti rusak).
- Penilaian arsip
Panitia penilai akan meninjau kembali arsip yang akan dimusnahkan berdasarkan daftar arsip usul musnah dengan kondisi fisik arsip.
- Permohonan persetujuan/pertimbangan
Pada lembaga pemerintahan maupun perguruan tinggi negeri, proses pemusnahan arsip harus disetujui oleh Kepala ANRI. Namun untuk lingkungan perusahaan swasta, persetujuan bisa dilakukan oleh pimpinan tertinggi atau sesuai kebijakan perusahaan.
- Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
Pimpinan pencipta arsip akan mengeluarkan penetapan atas arsip yang akan dimusnahkan, sesuai dengan persetujuan pada langkah sebelumnya.
- Pelaksanaan pemusnahan arsip
Arsip yang telah ditetapkan dapat segera dimusnahkan hingga tidak lagi dapat dibaca atau dikenali. Proses pemusnahan ini bisa dilakukan dengan cara dibakar, dikubur, atau dihancurkan menggunakan cairan kimia maupun mesin penghancur.
Untuk lembaga pemerintahan, proses terkait pemusnahan arsip harus secara penuh mengikuti aturan perundang-undangan. Namun untuk perusahaan swasta, beberapa langkah di atas mungkin bisa disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Namun, jika Anda merasa proses ini cukup rumit dan bingung dalam melakukannya, Anda bisa memanfaatkan jasa perusahaan pemusnahan dokumen yang pastinya akan membantu Anda mengatasi masalah ini secara profesional.